«Кейс: «Сотрудник получил разрешение на работу высококвалифицированного специалиста и все необходимые документы, но ему закрыли въезд в Россию.»

Суть и ситуация в кейсах является реальной, все имена и наименования вымышлены.

       Французская компания приняла на работу гражданку Украины, Елену, на должность директора по маркетингу и оформила ей разрешение на работу с пометкой «высококвалифицированный специалист». Помимо разрешения на работу для Елены были оформлены все необходимые документы для законного осуществления трудовой деятельности в России в полном соответствии с законодательством, в том числе уведомление миграционной службы о заключении трудового договора, уведомление о прибытии в место пребывания и другие документы.

Елена успешно трудилась в компании уже более года. Однако, внезапно, в начале 2016 года, при возвращении из очередной заграничной командировки Елене было отказано во въезде в Россию.Об этом Елена узнала на границе при прохождении паспортного контроля. Елене пришлось купить авиа билет и в срочном порядке выехать в страну своего гражданства в тот же день прямо из аэропорта.

             В первую очередь Елена связалась с HR-директором компании-работодателя в Москве и сообщила о произошедшем. HR-директор немедленно проинформировал Генерального директора, привлек юристов и инициировал процедуру решения данной проблемы, ведь Елена являлась ценным специалистом для компании и, более того, у нее в России остались маленький сын и пожилая мама.

       Юристы разработали план действий и первым делом составили и направили официальный письменный запрос в миграционную службу и в федеральную службу безопасности России. В запросе было изложено описание сложившейся ситуации и требование предоставить информацию о причинах закрытия въезда.

«В России государственные органы обязаны в течение 30 календарных дней ответить на любое, правильно оформленное, письменное обращение. Срок исчисляется с момента регистрации обращения»

          После направления запросов в государственные органы, юристы посетили районную миграционную службу по адресу местонахождения работодателя Елены. На приеме у миграционного инспектора выяснился факт отсутствия в базе данных службы информации о постановке на миграционный учет Елены, а также в базе данных инспектор не смог обнаружить корректную информацию о выданном и действующем разрешении на работу Елены.

“Миграционная служба пользуется несколькими базами данных и каждая база имеет свое назначение. На текущий момент в России большую часть информации в базы данных вносят вручную. Такой порядок приводит к неполноте или некорректности данных в базах миграционной службы по причине человеческого фактора”

Примерно через месяц компания-работодатель получила ответ от миграционной службы со следующим текстом:

«Департамент по организации работы с иностранными гражданами ФМС России, рассмотрев ваше обращение по вопросу отмены решения о неразрешении въезда в Российскую Федерацию, сообщает, что в УФМС России по г. Москве, которым принято вышеуказанное решение направлено указание о снятии гражданке Украины Елене ограничения в праве на въезд в Российскую Федерацию»

Итог истории

          Елена смогла снова въехать в Россию через 3 месяца после того, как юристы начали процедуру по открытию въезда. Как мы видим, в ответе миграционной службы не последовало никакого конкретного разъяснения по какой причине Елене был закрыт, также разъяснения не было в последующем ответе из федеральной службы безопасности. По факту Елене просто закрыли въезд в страну и после получения требования об открытии – открыли без объяснения причин и без каких-либо препятствий.

Почему Елене был закрыт въезд в Россию

               Причиной закрытия въезда в Россию Елены стала ошибка миграционной службы. Из-за несовершенства внутренних баз данных службы, лица принимающие решение о закрытии въезда не смогли отследить наличие всех правильно оформленных документов у Елены – разрешения на работу, уведомлений о постановке на миграционный учет и т.д. Для лиц, принимающих решение о закрытии въезда, Елена являлась гражданкой Украины, у которой не было оснований находиться в России более 90 суток из каждых 180 – они просто не выявили, что у нее есть разрешение на работу и, оформленный по сроку действия разрешения, миграционный учет. При этом, базы данных, фиксирующие пересечение границы иностранным гражданином, работают отлично.

              Таким образом, когда безвыездное пребывание Елены в России составило намного больше, чем 90 суток – ей просто автоматически закрыли въезд в страну. Абсурд? Конечно. И это далеко не единственный случай и за последние несколько лет, подобных историй – сотни. В настоящее время в России нельзя полагаться только на свою «правду» и мыслить в формате «я получил все документы, я соблюдаю закон, поэтому я могу быть спокоен». Необходимо прилагать дополнительные усилия и самостоятельно минимизировать подобные риски – о рекомендациях по минимизации рисков мы поговорим в отдельной статье в данном блоге.

Образец алгоритма действий при закрытии въезда иностранному сотруднику вашей компании

          Шаг № 1. Если сотрудник звонит вам из аэропорта и информирует, что въезд в Россию ему закрыли, нет смысла пытаться спорить с пограничной службой и, что еще хуже, предлагать “договориться на месте”. Такие действия могут привести к еще более печальным последствиям, чем закрытие въезда. Нужно внимательно прочитать протокол и подписать его, если нет серьезных нареканий к тексту.

            Шаг № 2. Необходимо купить билет и вылететь в страну своего гражданства, либо вернуться туда откуда сотрудник только что прилетел.

          Шаг № 3. Как только сотрудник вернется в страну своего гражданства или другую страну, в первую очередь ему необходимо заняться оформлением нотариально заверенной доверенности от своего имени, как физического лица, на ведение своих миграционных дел доверенными лицами. Доверенными лицами лучше сделать юристов, сотрудников кадровой службы, курьера и других лиц, на ваше усмотрение. Такая доверенность должна быть оформлена на русском языке или иметь заверенный перевод.

              Шаг № 4. В то же время, компания-работодатель готовит как минимум следующие документы:

— письменные запросы в миграционную службу (Управление МВД России по вопросам миграции в вашем регионе) и в федеральную службу безопасности. Такой запрос должен содержать обстоятельства дела, реквизиты документов сотрудника, требование предоставить причину закрытия въезда, требование открыть въезд, а также указать перечень документов прилагаемых к запросу;

— доверенность на представителей от имени компании (тех же лиц, что и в доверенности от сотрудника). Такая доверенность оформляется на фирменном бланке компании, подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью;

— нотариально заверенные копии паспорта иностранного гражданина с переводом на русский язык;

— копии всех документов сотрудника, а именно разрешения на работу (или другого документа), уведомления о прибытии в место пребывания, визы (если она требуется в его случае), последней миграционной карты, копии его трудового договора.

             Шаг № 5. Подать запросы напрямую в государственные органы или направить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении с приложением копий всех документов, в том числе доверенностей.

              Шаг № 6. Важно получить регистрационный номер вашего запроса, после его подачи в службы. В зависимости от региона, это можно сделать либо по телефону, либо посетив через пару дней службу, куда был подан запрос. С регистрационным номером легче отслеживать обработку вашего запроса и контролировать получение ответа.

              Шаг № 7. Когда причина закрытия въезда вам стала официально известна, то существует два вектора дальнейших действий. Если въезд закрыт по ошибке, то его откроют, но придется ждать пока из миграционной службы информация поступит во все остальные инстанции и статус въезда обновится. Если въезд закрыт обосновано, то вы сможете выбрать стратегию – либо обжаловать решения миграционной службы в суде, либо адаптироваться к обстоятельствам (например, перевести данного сотрудника в офис в другой стране или на удаленную работу).

 Александра Коробецкая